Cómo Archivar Correos en Outlook

Archivar correos en Outlook te permite organizar tu bandeja de entrada de manera eficiente, eliminando el desorden sin borrar mensajes importantes. Esta guía te enseña a archivar emails de forma rápida, ahorrando espacio en tu cuenta y facilitando la búsqueda posterior. Es útil para usuarios con buzones saturados que buscan una gestión simple de su correo electrónico. No necesitas conocimientos avanzados; solo sigue estos pasos en Outlook para Windows o web.

Pasos

1. Abre la aplicación de Outlook en tu ordenador. Si usas la versión web, accede a outlook.office.com e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.

1. En la versión de escritorio, asegúrate de estar en la vista principal de la bandeja de entrada. Ve al panel izquierdo donde se muestran las carpetas como ‘Bandeja de entrada’, ‘Enviados’ y ‘Archivos adjuntos’.

1. Localiza el correo electrónico que deseas archivar. Puedes seleccionar uno o varios haciendo clic en el primero y manteniendo Ctrl para múltiples selecciones.

1. Haz clic derecho sobre el correo seleccionado. En el menú contextual que aparece, busca y selecciona la opción ‘Mover’ > ‘Archivar’.

1. Si no ves la opción directa de archivar, ve a la pestaña ‘Inicio’ en la cinta superior de Outlook y haz clic en el botón ‘Archivar’ (icono de una caja).

1. Outlook moverá automáticamente el correo a la carpeta ‘Archivo’ predeterminada. Si no existe, se creará en el panel izquierdo.

1. Para archivar múltiples correos a la vez, selecciona todos los deseados con Ctrl+A (para toda la bandeja) o selecciónalos individualmente, y luego usa el atajo de teclado X (predeterminado para archivar).

1. Si quieres personalizar el atajo, ve a ‘Archivo’ > ‘Opciones’ > ‘Personalizar cinta de opciones’ > ‘Teclas rápidas’ y asigna una tecla para ‘Archivar’.

1. Para archivar y mover a una subcarpeta específica, crea primero una carpeta: clic derecho en ‘Archivo’ > ‘Nueva carpeta’ y nómbrala.

1. Luego, selecciona el correo, clic derecho > ‘Mover a carpeta’ y elige tu subcarpeta de Archivo.

1. En Outlook web, selecciona el correo en la bandeja de entrada y haz clic en el icono de tres puntos (…) > ‘Archivar’. El correo se moverá a la carpeta ‘Archivo’ en el panel izquierdo.

1. Para recuperar un correo archivado, busca en la carpeta ‘Archivo’ o usa la barra de búsqueda superior con términos clave como ‘de:remitente asunto:asunto’.

1. Si usas reglas automáticas para archivar, ve a ‘Vista’ > ‘Reglas’ > ‘Administrar reglas y alertas’ > ‘Nueva regla’ y configura condiciones para mover correos antiguos a Archivo.

1. Por ejemplo, archiva correos de más de 30 días: selecciona ‘Aplicar regla a mensajes recibidos’ > ‘Correos con fecha específica’ > ‘Mover a carpeta especificada’ > ‘Archivo’.

1. Prueba la regla con ‘Ejecutar ahora’ para procesar correos existentes y guarda los cambios.

1. Verifica el espacio ahorrado en tu cuenta: ve a ‘Archivo’ > ‘Información de la cuenta’ para ver el uso de almacenamiento post-archivado.

Otras variantes

• En Outlook para móvil (iOS/Android): Abre la app, selecciona el correo en la bandeja y toca el icono de archivo (caja) en la parte inferior o desliza el correo hacia la izquierda y elige ‘Archivar’.

• Archivar en Outlook.com (web gratuita): Similar al web de Office, selecciona el mensaje y usa el botón ‘Archivar’ en la barra superior o el atajo E.

• Archivar con IMAP/POP en clientes como Thunderbird: Configura manualmente carpetas locales, pero en Outlook nativo es automático vía Exchange o IMAP.

Problemas frecuentes (y solución)

• No aparece la opción ‘Archivar’ → Verifica que estés usando una cuenta de Microsoft 365 o Exchange; en cuentas POP/IMAP, ve a ‘Archivo’ > ‘Opciones’ > ‘Avanzadas’ y habilita ‘Archivar automáticamente’.

• Los correos archivado no se ven en búsqueda → Asegúrate de que la indexación esté activa: ve a ‘Archivo’ > ‘Opciones’ > ‘Buscar’ > ‘Indexación’ y reconstruye el índice.

• Espacio no se libera al archivar → En cuentas locales, compacta el archivo PST: ‘Archivo’ > ‘Información’ > ‘Herramientas de cuenta’ > ‘Reparar’ o usa ‘Compactar ahora’.

• Reglas de archivado no funcionan → Revisa conflictos en ‘Administrar reglas’ y asegúrate de que no haya excepciones bloqueando; reinicia Outlook si es necesario.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si borro la carpeta Archivo? Los correos se mueven a Elementos eliminados; puedes recuperarlos desde allí en 30 días por defecto.

¿Archivar borra los correos? No, solo los mueve a una carpeta separada para organización; no se eliminan permanentemente.

¿Puedo archivar correos de Gmail en Outlook? Sí, configura la cuenta IMAP de Gmail en Outlook y usa los mismos pasos de archivado.

¿Cuánto espacio ahorro al archivar? Depende del volumen; cada correo con adjuntos puede ahorrar varios MB, visible en la info de cuenta de Outlook.