Cómo Archivar Correos en Outlook

Archivar correos en Outlook te permite organizar tu bandeja de entrada de forma eficiente, eliminando el desorden sin borrar mensajes importantes. Esta técnica es ideal para usuarios que manejan un alto volumen de emails y buscan mantener todo accesible. Con esta guía, aprenderás a archivar correos en Outlook paso a paso, mejorando tu productividad diaria. No necesitas conocimientos avanzados; solo una cuenta de Outlook activa.

Pasos

1. Abre la aplicación de Outlook en tu ordenador o accede a través del navegador web en outlook.office.com.

1. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft si aún no lo has hecho.

1. En la barra lateral izquierda, localiza la carpeta ‘Bandeja de entrada’ donde se encuentran tus correos.

1. Haz clic en el correo electrónico que deseas archivar para seleccionarlo.

1. Si quieres archivar varios correos, mantén pulsada la tecla Ctrl (en Windows) o Cmd (en Mac) y selecciona cada uno.

1. Una vez seleccionado, ve a la parte superior de la interfaz y busca la pestaña ‘Inicio’ en la cinta de opciones.

1. En el grupo ‘Mover’, haz clic en el botón ‘Archivar’ (icono de una caja de archivos).

1. Outlook moverá automáticamente el correo a la carpeta ‘Archivo’, que se crea por defecto.

1. Para verificar, expande la barra lateral izquierda y busca la carpeta ‘Archivo’ debajo de ‘Bandeja de entrada’.

1. Si prefieres archivar usando el teclado, selecciona el correo y presiona la tecla de retroceso (Backspace) en lugar de Delete.

1. Para archivar correos desde una búsqueda, realiza primero la búsqueda en la barra superior con palabras clave como ‘archivar correos’.

1. Selecciona los resultados y aplica el paso 7 de archivado.

1. Si usas Outlook en la web, el proceso es similar: selecciona el correo y haz clic en el icono de archivar en la barra superior.

1. Para configurar reglas automáticas de archivado, ve a ‘Archivo > Administrar reglas y alertas’.

1. Crea una nueva regla seleccionando ‘Mover elementos a una carpeta’ y elige ‘Archivo’ como destino.

1. Guarda la regla para que se aplique automáticamente a correos futuros basados en criterios como remitente o asunto.

Otras variantes

• En Outlook móvil (iOS/Android): Abre la app, selecciona el correo y toca el icono de tres puntos > ‘Mover a’ > ‘Archivo’.

• En Outlook web: Usa el atajo ‘E’ para archivar rápidamente el correo seleccionado.

• Archivado masivo: En la vista de lista, marca varios correos con la casilla superior y usa el botón ‘Archivar’ para procesarlos todos a la vez.

Problemas frecuentes (y solución)

• El botón ‘Archivar’ no aparece: Asegúrate de estar en la vista de correo individual; cambia a la cinta ‘Inicio’ si está oculta. Si persiste, actualiza Outlook desde la Microsoft Store.

• Los correos no se mueven al archivar: Verifica que la carpeta ‘Archivo’ no esté oculta en la barra lateral; haz clic derecho en ‘Carpetas’ y selecciona ‘Mostrar todas las carpetas’.

• No puedo recuperar un correo archivado: Busca en la carpeta ‘Archivo’ o usa la barra de búsqueda con el asunto del email; si no aparece, revisa la papelera por error de borrado accidental.

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede con los correos archivados en Outlook? Se mantienen accesibles en la carpeta ‘Archivo’, pero desaparecen de la bandeja de entrada principal para una mejor organización.

¿Puedo archivar correos automáticamente en Outlook? Sí, configura reglas en ‘Archivo > Administrar reglas y alertas’ para mover emails basados en filtros como remitente o palabras clave.

¿El archivado borra los correos? No, solo los mueve a una carpeta separada; no se eliminan a menos que vacíes el archivo manualmente.