Cómo programar reuniones en Outlook

Programar reuniones en Outlook te permite organizar tu agenda de manera eficiente, invitando a colegas o clientes con recordatorios automáticos. Esta guía te enseña a crear eventos en el calendario de Outlook, ya sea en la versión de escritorio o web, optimizando tu productividad diaria. Es útil para profesionales que manejan múltiples compromisos. Requisitos: Cuenta de Microsoft 365 o Outlook instalado, conexión a internet si usas la versión online.

Pasos

1. Abre la aplicación de Outlook en tu ordenador o accede a outlook.office.com en el navegador.

1. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft si no lo has hecho ya.

1. Haz clic en el icono de «Calendario» en la barra lateral izquierda para acceder a tu vista de calendario.

1. Selecciona la fecha y hora deseada en el calendario haciendo clic en una celda vacía o arrastrando para definir la duración.

1. Haz clic en «Nuevo evento» o «Nuevo elemento de calendario» en la pestaña superior para empezar a crear la reunión.

1. En el campo «Asunto», escribe un título claro para la reunión, como «Reunión equipo ventas».

1. En la sección «Ubicación», introduce el lugar de la reunión, ya sea una sala física o un enlace de Teams para virtual.

1. Ajusta la fecha de inicio y fin usando los campos de hora, o selecciona toda la jornada si aplica.

1. En «Detalles», añade una descripción detallada de la agenda de la reunión para que los invitados sepan qué esperar.

1. Haz clic en «Mostrar como» y elige el estado, como «Ocupado», para bloquear tu disponibilidad en el calendario.

1. Marca la opción «Recordatorio» y selecciona el tiempo (por ejemplo, 15 minutos antes) para notificaciones automáticas.

1. En el campo «Invitados», escribe las direcciones de correo electrónico de las personas que quieres invitar.

1. Outlook sugerirá contactos de tu lista; selecciónalos o confirma manualmente.

1. Personaliza las opciones de invitados, como permitir edición o respuesta obligatoria, en la sección avanzada.

1. Revisa la información en la vista previa y haz clic en «Enviar» para programar la reunión y notificar a todos.

1. Verifica en tu calendario que el evento aparezca correctamente y sincronice con otros dispositivos si usas Microsoft 365.

Otras variantes

• Reunión recurrente: En el formulario de nuevo evento, selecciona «Repetir» y elige la frecuencia (diaria, semanal) para series de reuniones automáticas.

• Reunión en línea con Teams: Al crear el evento, haz clic en «Teams» para generar un enlace de videollamada automáticamente.

• Versión móvil: En la app de Outlook para Android o iOS, toca el botón «+» en el calendario y sigue pasos similares para programar sobre la marcha.

Problemas frecuentes (y solución)

• No se envía la invitación: Verifica tu conexión a internet y asegúrate de que las direcciones de email sean correctas; reinicia Outlook si persiste.

• Evento no aparece en el calendario compartido: Confirma que compartes el calendario con permisos de lectura/escritura en Configuración > Calendario > Compartir.

• Recordatorios no funcionan: Activa las notificaciones en Opciones > Calendario > Recordatorios y asegúrate de que Outlook esté abierto o en segundo plano.

Preguntas frecuentes

¿Puedo programar una reunión sin cuenta de Microsoft? No, Outlook requiere una cuenta para sincronizar y enviar invitaciones; usa la versión gratuita de Outlook.com si no tienes suscripción.

¿Cómo cancelo una reunión programada? Abre el evento en el calendario, haz clic en «Cancelar reunión» y confirma para notificar a los invitados automáticamente.

¿Es compatible con Google Calendar? Sí, puedes exportar eventos de Outlook a ICS e importarlos en Google, o usar sincronización vía Microsoft 365.